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会展人2014年直面的10大挑战

2014-12-30 16:00:00

       1.每年全球各地都有花样繁多涵盖各行各业的展会活动。

       如何让参与的客户对你们的展会“难以忘怀”甚至在活动闭幕之后仍能让来宾们“津津乐道”就是最为重要的一点!最常见的方法就是让摄影师“留住”活动现场每一个难忘而精彩的瞬间,上传至活动官方的社交网络账号,让其他人可以轻易找到这些珍贵记录并且最好能“口碑相传”。

      2.创意!预算?创意!在客户越来越有限的预算下你仍然要提供尽可能极具创意的方案(当然也是最划算的)。

      虽然“经济不景气”仍然是大家常常挂在嘴边的话(2014年英国经济增长预期下调至3%,出于产业结构调整需要,中国也逐渐放缓经济增速),在大环境之下,显然不能只单纯寄希翼于“捞大鱼”。各大展会活动的项目经理如何在客户越来越紧张的预算下仍然最大限度的提供创意和服务并且还要保持项目的利润就显得尤为重要了。

       3. 缩短活动项目的准备期也是一个较为明显的趋势。

       主办方如果能够尽早的订好预算并且从客户那里拿到签单无疑能够节省下不少准备的时间,可以利用这段时间来更充分的寻找性价比最高的活动场地或是物料供应商。确保活动既万无一失,给宾客们一个难忘的体验。展会活动本身的投资回报率也更显可观。

       4. 适应不可避免的成本上升或寻找其他方式降低成本是很久以来各行各业都不可回避的问题。

       有经验的主办方更是深谙此道,一方面需要选择最佳的场馆和供应商以确保最具创意和最优体验的活动效果,另一方面自然是要尽最大可能压低成本以遵循这一最普遍的规律。

       5. 公众和社会对于可持续发展以及环境保护的意识在前所未有的觉醒和增强。

       任何企业/主办方都应该充分考虑让绿色环保的理念植入进活动或是展会中。既符合大趋势也能体现主办方的“企业社会责任”来迎合社会公众的需求。

       6. 科技和互联网的发展注定了展会主办方不能总是犹疑不定的抱着保守态度来面对它。

       需要在展会一切相关的市场材料中,保持新技术、产品和服务的更新(例如社交网络,电子刊物等等)。展会主办方要能够持续给提供一些新鲜而又不同的东西来刺激受众。面对这样的挑战就需要项目经理们能够避开惯性思维。先进科技的应用会成为展会可持续发展以及降低成本的至关因素!项目团队运用有效的数字解决方案可以帮助简化管理、通信和其他内部流程,同时作为一种关键的营销工具,提升整体品牌知名度和品牌影响力。

       7.分配合适的资源和工作技能是大多数企业都在面临的日常挑战,但对于随着项目进度时刻都在更新和变化的“会展管理”来说,这个挑战更加需要持续的监督和更新。

      没有合适的人管理一个展会活动绝对是一个灾难。

      项目经理的需要全面了解他们所有的资源、供应商、承包商和外包商的技术和荷载。一旦活动策划者知道每个人的能力和他们对应的任务,就变得更容易找出谁在做什么以及如何分配手头的资源。但项目经理的大脑并不是大容量U盘,可以记住每个人要做的每件事。因此,针对每一项目制作一个详细的人力资源规划表能让工作更流畅有序。

       8. 不能把握好活动的变数。

       但凡有展会管理工作经验的人都知道,只要没有到展会活动的“开场日”,任何变数都有可能发生。不管是提前就用完的预算还是所有员工就算不吃不喝都无法完成的项目进度安排,都只会“掐死”你的项目。不管是用任何文件或是手段,都一定要保证项目的变化在你或你的老板的可控范围内。

       9. 没有计划=计划失败。

       都说“古老的陈词滥调背后的咒语是必须克服的挑战”。相信所有有经验的经理肯定不会拿着一张白纸就开始做一个展会项目,做方案,做报价,项目时间管理这些都是基本和必须的。但一定要尽可能的做的细致有序。如果缺乏一个考虑周全且商定好的计划,那么在实行和管理这个项目的时候就会存在一些“细缝”,一旦这些“细缝”大面积的裂开,就是项目“地震”的时候了。要及时解决“不清不楚”的问题好增强团队所有的成员的实行力,而不是把大量的工作定义为“差不多”或者“以后再说”。

       10. 给活动做一个风险评估。

往往在会展项目管理难免会发生“任何可能会出现错误的地方出错了”的情况。“活动实行风险评估”可以帮助确定在“可能的情况下可能发生的变化”,或者“活动现场遭到破坏的可能性”或“可能会阻止你实现预期效果的障碍”等等。活动风险评估可以帮助减轻这些可能的挑战和并且帮你疏离活动策划的薄弱环节在哪里。来源:WeDoMICE 

 

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